軽貨物の安全管理者が毎月確認すべき監査チェックリスト

01月次監査は、何のためにやる？

国土交通省のFAQでは、国の監査は国土交通省の職員が事業者へ立ち入るなどして法令の遵守状況を確認するもので、違反が判明した場合は文書警告、自動車の使用停止、事業停止などの行政処分と、改善の命令等の措置が講じられるとされています。

ただ、自主監査の目的は国の監査に備えることだけではありません。点呼の漏れや長時間の運行に早く気づき、運転者と事業を守ることです。記録漏れが多い営業所は、異常を早く見つける力が弱くなっている可能性があります。責める監査ではなく、運用を直すための監査にします。

02月次監査の8領域

最新の公式手引きを基準に、自社の営業所、車両、運転者の全体数が台帳と一致するかから始めます。

03保存期間と期限を一覧にする

監査でいちばん見落としやすいのは、記録ごとに違う保存期間と、人ごとに違う期限です。国土交通省のリーフレット、FAQ、解釈通達で示されている主なものを一覧にしました。自社の管理表の列として使ってください。

04毎月の進め方

月次監査は、毎月同じ日に同じ順番で行うと続きます。担当が変わっても回るように、手順を一枚にしておきます。

05全件確認と抽出確認を分ける

未点呼、未教育、期限切れなど重大な欠落は全件確認します。記載内容の品質は、事故・苦情・長時間運行など高リスク対象を優先して抽出します。抽出条件を記録し、都合の良い記録だけ選ばないようにします。

• 点呼があるのに業務記録がない日、業務記録があるのに点呼がない日
• 点呼の時刻と業務の開始時刻が大きくずれている記録
• 同じ数値・同じ所見が何日も続いている記録
• 1日の拘束時間が長い日が続いている運転者
• 検知器の番号が記録されていない、点検記録が欠けている日

06不備を見つけた後が監査

不備、影響範囲、応急対応、原因、恒久対策、担当、期限、再確認日を是正表に残します。記入者への注意だけで閉じず、入力画面や業務順序に原因がないか確認します。

不備が多いときは、全部を一度に直そうとしないことです。私たちは、改善を始めるとき『全部悪い』と考えるのではなく、いちばん大きな支障になっている一点を探すところから始めます。同じ不備が繰り返し出ている工程が、たいていその一点です。

07四半期に一度は経営者へ報告する

重大不備、再発件数、事故傾向、教育期限、必要予算を経営者へ報告します。安全管理者に責任だけを集めず、車両更新、人員、配車条件など経営判断が必要な項目を切り分けます。

点呼担当が足りない、早朝の点呼が回らない、荷主の条件で休憩が取れないといった問題は、安全管理者の努力では解決できません。経営者が判断すべきことを、監査の結果から取り出して渡すのが報告の役割です。

08監査結果を点数だけにしない

総合点が高くても、重大な点呼欠落が一件あれば優先して是正すべきです。不備を重大、要改善、観察に分け、重大項目は件数ゼロを基準にします。改善後は書類が作られたかだけでなく、翌月の運行記録で再発していないか確かめます。監査担当者自身の見落としを減らすため、四半期に一度は別の担当または経営者が証拠を抽出確認します。

Q&Aよくある質問

月次の安全監査は、法律で義務づけられていますか？

毎月の自主監査そのものを定めた規定ではありません。ただし、点呼記録・業務記録の1年保存、事故記録・指導監督記録の3年保存、定期講習の受講などは法令上の義務です。月次監査は、それらが漏れなく続いているかを自社で確かめるための点検です。

全部の記録を毎月読むのは大変です。どこまで確認すればいいですか？

未点呼、未記録、講習・診断・検知器点検の期限切れといった重大な欠落は全件で数えます。記載の中身は、事故や苦情があった日、長時間運行の日などリスクの高い記録から抽出して読み、抽出条件も記録しておきます。

国の監査で法令違反が見つかると、どうなりますか？

国土交通省のFAQでは、監査で法令違反が判明した場合は、文書警告、自動車の使用停止、事業停止などの行政処分と、改善の命令等の措置が講じられるとされています。処分の基準は国土交通省のウェブサイトで公開されています。